按与会人数准备座位牌，通常多备20多个，以备不时之需。会议前一天晚上摆放座位牌，开会前一小时再仔细检查一遍，仔细核对与会者姓名是否有错，发现遗漏或名字错误立即补救...........
会 议 现 场
1.按与会人数准备座位牌，通常多备20多个，以备不时之需。
2.会议前一天晚上摆放座位牌，开会前一小时再仔细检查一遍，仔细核对与会者姓名是否有错，发现遗漏或名字错误立即补救。
3.会议桌、椅子及会议桌上的水杯、纸、铅笔等用绳子拉成一条直线、一个方向，造成一种整齐划一、壮观严谨的气势。
4.会场门口签到处设立会议标志，说明会议名称、演讲人员姓名、会议议题以及会议的开始和结束时间。
5.投影设备、大屏幕显示、电脑、同声传译设备(指大型国际研讨会)摆放在合适的位置，方便使用但又不影响与会者视线，并逐一检查是否备全。
6.会场音乐安排：
①选择与会议主题和会议议程相适应的会议音乐，提前选择并请总负责人审听。
②与酒店音响师沟通，告知放音乐的顺序和曲目，上下午会议开始前以进行曲为主，是会议开始的“铃声”，会议休息间以轻松欢快音乐为主。合适的音乐能渲染会议气氛，振奋精神。
7.电脑和大屏幕显示。开会前一天，对电脑进行预演，注意会场每个角落都要能清晰地看到大屏幕，在开会当天提前一小时再次进行预演。角度和焦距要调整好，以免字太小或偏离视线。
8.麦克风。根据会议需求情况进行调查，是否安装固定麦克风、别针式麦克风、无线麦克风等，数量需求是多少，无论使用哪种麦克风，在会议开始前都应该有专人负责检查会场内麦克风是否足够，摆放位置是否合适，以及能否正常使用。
9.当会议演讲者或主持人需要同与会者交流、回答问题时，应有两个服务员分开在两边传递麦克风，扫视全场。麦克风放到讲台上的时候要注意声音是否够大。会议开始前也可在发言席上放一个无线麦克，便于演讲者走动式演讲。
10.在会议演讲台旁可根据需要准备白板、白板笔、激光笔，并需试用一遍，以确认是否能用。
11.灯光：在需要使用视听设备时，用可以调节亮度的白炽灯较好，如有必要对灯光进行亮度控制。将所有灯光变化进行预演，如因会议议程需要，还要对在什么时候调整灯光有所准备。
12.空调温度控制：注意场内温度的变化，及时调节温度调节装置。通常在与会者入场前把会场温度调得较低，随着与会者增多，会场内温度会自然升高，也可将温度调节装置设定一个合适的温度。避免过冷或过热。
13.开会前，会务组提前一小时到会场，对宾馆会务各个环节全面检查一番——场地、主席台、座位牌、音响、音乐、灯光、背板、嘉宾证、文件、资料等，现场使用或“过滤”一遍，看有无漏洞、疏忽。
14.差错举例：
①在布置会场时，主席台排位顺序错误，重要嘉宾、发言者姓名、职务、性别弄错。没有注意到是否保证所有与会者都能看到大屏幕。
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