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《解放军机关公文处理条例》(以下简称《条例》)规定军队机关公文有十二个文种,每一个文种都承载着军队机关工作的特定事务,在日常工作中公文写作的好坏直接影响到军队机关的工作效率。公文的写作从标题开始,明确、标准的公文标题是写好军队机关公文的第一步,因而标题的规范化问题是公文写作中值得重视的问题。《条例》第二章第十条第五款规定:“标题应当准确概括公文内容,根据需要标明发文机关名称和公文种类。”2006年1月1日开始执行的《军队机关公文格式》中要求“标题用二号小标宋体字标识,位于红色反线下空一行,分一行或者多行居中排列;回行时,做到词意完整,排列对称,间距恰当。”

上述标准是现行军队机关公文处理的法规性文件对于标题拟制提出的基本要求。考察现行军队机关公文写作实践案例,目前军队公文标题还存在着一些失范的形式,主要表现在以下几个方面:

一是存在繁简不合理的情况。一般在基层部队的公文标题中我们常见一些正文短而标题长的公文,特别是一些刚从事公文写作的同志处理公文标题容易出现这种现象。究其原因是过于重视在标题中完整表现正文意思,而忽略了公文标题要高度概括的基本要求,出现了标题繁长、头重脚轻的现象。与之相反,还有一种情况就是正文长而标题过简。这在通知、通报、请示这三类文种中表现得最为突出,它们通常正文较长,但标题则仅以“文种”出现。这样既不便于阅读,也导致公文写作明显失范,影响到公文的使用效力和严肃性。

二是存在文号入题的情况。在军队机关工作中,转发上级机关来文的情况比较常见,我们一般采用转发性通知来处理这类事务。在这类公文的标题写作中,经常会见到被转文件的发文字号出现在标题当中的情况,比如:《关于转发总队〔2010〕58号<××事故通报>的通知》,其基本形态可以总结为:关于转发(批转)+原发文机关名称+被转件发文字号+被转件标题+文种。这种标题处理方式是不规范的。转发性通知的标题与一般性标题一样只需要完整概括正文基本内容即可,这类公文正文的主要文意是转发文件并提出相关要求,因此在标题中标明事由(即转发文件)和文种。上述标题的规范形式应当是:《关于转发总队<××事故通报>的通知》。这种情况也会出现在批复中。如:《关于对×公消〔2010〕79号文件的批复》,这类标题除了让受文者了解这是一篇批复之外没有起到任何概括文章正文内容的作用,这样无论在公文流通还是归档整理过程中都会造成一定的不便。规范的写法应当是:《关于勤务部署调整的批复》,或将原来能概括事由的请示标题(而不是文件发文字号)纳入批复标题中,如:《复<调整中队执行生产任务的请示>》,这两种写法都较好概括了文意,是规范的写法。

三是文种标注混乱的情况。常见的失范问题集中在请示与报告的混标和“双请示”“双通知”的误标这样三个方面。首先,请示和报告是十二个机关公文文种中的两个上行文,虽然行文方向一致,但使用情况大有不同。报告是陈述性公文,属于备案性质,不需要批复,一般是事后行文;而请示是请求性公文,以请求答复为主要行文目的,作用在于“请求指示”,请示必须事前行文,并要求上级必须回复。因此,报告与请示不能混合使用。一些单位行文时常写成《关于××的请示报告》,这种做法是不正确的。第二,在请示的标题中,容易出现“双请”的不规范写法,如:《关于请求修复执勤现场用复印机的请示》《关于请示组建×××边防工作站的请示》等,其中期请性的动词重复出现,造成语义重叠繁复,是不规范的写法。同样的问题也常出现在通知中,如:《××总队关于转发公安部关于加强×××工作通知的通知》,正确的写法应当是:《××总队关于转发公安部关于加强×××工作的通知》。

以上标题写作的失范问题会导致受文者获取正文信息时出现偏差甚至障碍,势必造成办文耗时耗力,影响了机关工作的效率。遵照公文写作的基本规律,本着公文写作效率最大化地服务于机关工作的目的,我们将标题写作的基本范式归纳为以下几点:

一是简明准确原则。标题应当用简单精炼的词汇高度概括正文内容; 标题的文字表述要准确传递正文的基本信息。

规范恰当的标题首先应当做到从实用的角度出发,简单明了、便于阅读。从构成军队机关公文标题的三要素,即发文机关、事由、文种的这三个要素来看,标题要简明主要体现在对事由的归纳概括中。事由提炼如何做到简明?这就要求公文草拟人员首先将撰文意图、公文制发的目的及公文的主要精神、措施、办法等这些基本信息把握清楚,然后才能在明确领会公文旨意的基础上在标题拟制阶段流畅表达文意,高度概括公文内容,写出显旨明意的好标题。

在简练概括的同时,标题写作还要做到准确无偏差。准确传达正文信息是标题的根本目的,不能为了简练而忽视标题旨意与正文主题的严密关联。“公文的主题是公文作者通过文本内容所表达的行文目的、意图,它回答公文要干什么的问题。”标题显旨是法定公文表现正文旨意的基本形态,所以在简明概括文章意思的基础上,公文拟制者要检查标题是否准确概括文章主旨,而在某些功能容易混淆的文种标题中一定标全文种,从而避免标题中的模糊性表述。

二是范式合理原则。公文标题的一般范式是“发文机关+事由+文种”三要素齐备的形式,而在实际运用中,可以依据公文特点对这三要素进行个别省略或倒装的处理方法,依据文意合理选用规范的标题形式。

首先要根据正文的长短选用标题。对于在内容复杂、正文较长的公文标题上应明示公文的主要内容(事由),以便为受文者提供阅读方便,迅速接受公文信息,这种情况选用三要素齐备的“完全式”。而内容简单、篇幅简短的公文,则可以选用“省略事由式”和“文种式”,既简单明了,又与正文匹配。

其次要根据公文内容或事项的重要性选用标题。部队公文中有的文种可以用来张贴、宣传,如用于奖惩的通报、通令及用于授予荣誉称号的命令等公文文种。这类公文的内容一般会在会上宣读或者在宣传栏张贴,用以教育部队、激励先进、惩前毖后。对于这类公文文种,标题可以选用省略发文机关或文种,以突出表现正文的主题思想和奖惩内容。如:《通报批评××××》的通报、《给××系学员×××记三等功》的通令等,前者省略了发文机关、文种前置,后者同时省略了发文机关和文种两个要素,都凸显了公文内容中的奖惩色彩,是恰当规范的处理方式。

三是用语规范原则。军队机关公文的行文具有严格的规范性,这不仅体现在正文的结构和内容有着规范的体式,也同样体现在标题、署名、成文日期等这些公文组成项目当中。就标题而言,公文标题是公文表意的第一步,也是受文者把握文意的第一步。标题用语的规范直接关系到公文形态的严肃性和公文在流通办理中的效力,因此必须使用严肃、庄重的语言。具体而言,就是公文标题用语应当使用规范的事务语体,杜绝出现口语化表述,这是公文标题用语规范的基本要求。

同时还需注意标题在拟制过程中不能出现为了追求简练而造词,或为追求双句对仗体式而用语生涩,甚至产生语法错误的问题。在事由部分,尽量使用“关于”的介词短语形式规范表述。规范的标题用语可以使题目一目了然、简单明确,便于办文者在标题中捕捉文意、把握信息。

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