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秘书是一个古老的职业和工作门类,当人类摆脱了原始状态而逐步走向文明的时候,人类的言谈举止也从日常的行为准则逐渐演变成了现代的礼仪规范 。作为秘书人员,他身上所展现的礼仪规范,更能体现秘书人员自身的文化素养、精神风貌、工作态度、文明道德。一位秘书,如果学习礼仪、讲究礼仪、应用礼仪,才能给人们留下深刻的印象,圆满地做好工作,从而树立良好的个人和企业集体的形象。

秘书礼仪是秘书人员在履行公务,进行社会交往的过程中应该遵守的礼仪规范或准则,它是秘书修养的一项重要内容,也是秘书应具备的基本素质。礼仪作为一种规范、程序,一方面对秘书人际关系模式起着规范、约束和及时调整的作用,另一方面往往又可通过某些礼仪形式、礼仪活动完成化解矛盾,建立新关系模式的任务。秘书人员一个动人的微笑,一句暖心的话语,都有可能对对方产生重要的心理影响,有利于建立良好的人际关系,促进相互问的交流与合作,从而提高秘书工作绩效。所以秘书人员在实施礼仪时应该分别从仪表、谈吐、体态、礼节等方面进行具体规范和要求。

1 秘书的仪表

秘书的仪表是一种无声的语言,它反映了秘书人员的修养、性格等内在特征,会在交往初始阶段给人以美好的印象。

秘书的仪表主要包括在秘书服饰和秘书美容两方面。秘的服饰的要求要整洁大方、整体和谐、展示个性。而秘书的美容是指在仪表的整理方面,直注意发型的要求与选择、丽容的清沽与护理、保持口腔清洁保持于的清洁、服装鞋殊的浆沽等;还要在脸部化妆礼仪方面,应注意不同场合的化妆,注意小在公众场合化妆,不在异性面前化妆上班时不宜使用浓重型化妆品。

2 秘书的谈吐

谈吐是人们在一定的语境中运用口头语言的交际活动,它应符合语言交际的礼仪规范,给人以美的感受。秘书的谈吐就是秘书通过尊重、友善、得体的信息传递,使交往双方取得理解、协调和适应,以有效实现秘书活动的目标。

秘书的谈吐首先应以“晓之以礼,动之以情.适合语境,运用得体,机动灵活,注重实效”为基本原则。其次是秘书的礼貌用语,根据表达的语意不同,秘书人员要用好各种问候语、称谓语、请托语、致谢语、祝贺语和告别语等。最后是秘书的交谈语,交谈语是秘书社交中的主要言语形式,是传递信息、沟通情感、取得良好交际效果的关键环节。秘书与人交谈时应做到:注意倾听;亲切自然;语调平和;互相交流;谈话禁忌。

3 秘书的体态

体态是在人际交往中各种身体姿势的总称。秘书的体态是秘书在交往活动中的一种非语言形式,具有表露、替代和辅佐功能。

秘书的站姿。其基本要求是挺直、均衡、灵活。秘书人员在正式场合一定要避免不良的站姿,具备挺直如松的气度。

秘书的坐姿。秘书人员要有良好的坐姿.达到“坐如钟”的要求。

秘书的走姿。正确的走姿是:轻而稳,胸要挺,头抬起,两眼平视,步度和步位合乎标准。

秘书的手势。手势是一种动态的无声体态语言,能够传达丰富的感情,如招手致意、挥手告别、握手问好、摆手拒绝、拍手称赞、拱手答谢等。

秘书的目光。秘书与人交往要目光平和亲切,目光虚化;在交往中要注意凝视、斜视、膘视、瞥视等不同方式的运用;在交往中要注意目光注视的时问与部位。

避免不雅的仪态。秘书在公共场合,不要当众搔痒;要防止发自体内的各种声响;交谈中应避免不雅动作。

4 秘书常用礼节

人与人相互沟通,建立关系是从介绍开始的。因而,介绍礼节是一种最基本的交往礼节。

4.1介绍

介绍一般有介绍他人和自我介绍两种。介绍他人时,首先应把男士介绍给女士,把年轻者介绍给年长者,把身份地位低者介绍给身份地位高者介绍的语言要准确简练、恰到好处。自我介绍时,应先问候对方,待对方将注意力集中过来时,再向对方介绍自己的姓名、身份和工作单位等。自我介绍的语言要简单明了、谦恭得体,切忌哕唆冗长、盛气凌人。

4.2名片

名片是个人交际或送给友人作纪念的一种介绍性媒介物秘书在工作和交际中,应当懂得名片交换的礼节。首先,名片应从名片夹内抽出,名片夹最好放在上衣胸口的口袋里。名片最好站着用双手递给对方(地位低的人或来访的人要先递上名片)在接到对方名片时,应先仔细看一遍。在谈话中,不可折对方的名片或任意丢弃在桌上,更不可在名片上面压上别的东西。

4.3握手

握手是人际交往最通行、最常见的礼节。其方式有多种,包括支配式握手、谦恭式握手、对等式握手、双握式握手、“死鱼”式握手、捏手指式握手、拉臂式握手、抠手心式握手等。握手时应该注意:握手时应自然大方;注意社交场合,一般应由主人、年长者、身份地位高者、女士先伸手;握手时用力应适度,不轻不重恰到好处;同多人握手时,不要交叉握手;握手的时间长短因人而异;握手时伸出的手应当是洁净的;握手还应讲究远与近的礼节。

4.4致意

致意是一种常用的礼节,一般采用举手致意、点头致意、欠身致意、脱帽致意等方式。鞠躬是弯腰行礼,表示对他人敬重的一种礼节,一般小礼鞠躬即可,大礼则要行三鞠躬。送礼是一种表示感谢、祝贺、慰问、纪念的一种物质表现形式。秘书因工作或社交需要给人送礼时,应考虑到礼品的思想性、艺术性、趣味性、实用性、纪念性和针对性,应注意:首先,要根据对方的职业、年龄、兴趣爱好等特点来选择适合的礼品;其次,送礼要注重实用与审美相结合的原则;并且还要通过礼品传达主人对客人美好的祝愿、长久的友谊等积极的寓意;最后对礼品一定要进行必要的包装。

5 秘书活动礼仪

秘书活动礼仪主要表现在迎来与送往、典礼与仪式、宴请与赴宴方面。

接待本地来访客人是秘书的日常工作,它包括欢迎来宾,引导方式和送别客人等主要环节每个环节.秘书都应讲究礼仪。其中,送别客人时要注意:客人告辞前,不要频繁看表或东张西望;送客时不能坐着不动,毫无表示;把客人送出门后,切忌立即把门“砰“的一声关上;如果是自己驱车前来的客人,应将客人送至车前;送别客人前,应注意检查并提醒客人别忘记带走自己的衣物。

典礼是为隆重庆祝某项重要事件而举行的各种礼节仪式,而仪式是为组织某项重要活动而规范的礼节和程序。典礼与仪式具有形式正规、色彩隆重、气氛热烈的特点。典礼与仪式的常见类型有节日庆典、开工竣工典礼、开业开幕典礼、签字仪式、发奖授勋仪式、阅兵式、分列式等。秘书人员组织典礼和仪式,应着重做好组织接待工作以及安排专人接待新闻记者,为他们提供方便宴请与赴宴是社交中的一项重要活动。

秘书组织安排宴会或陪同领导赴宴都应注重宴请礼仪和赴宴礼仪。

宴请礼仪要注意:明确宴清的目的、规格和种类;确定宴请时间、范围和菜单;制作、发送请柬;进餐位次排列;迎送宾客。

赴宴礼仪要注意:

(1)答复。接到宴会邀请,无论能否出席要尽早答复对方。

(2)核对。嘘邀出席宴请活动之前,要核对宴请的主人,宴请的时问地点等。

(3)服装。应整沽大方。

(4)出席。出席宴会一般以正点到达为好,早到或迟到都是不礼貌的。

(5)取菜。取菜时一次不要盛得过多,等盘中的菜吃完后再取

(6)进食进食时要文雅,避免发出声响。

(7)交谈。无论是主人、陪客或宾客,都应与同桌交谈,特别是邻座。

(8)祝酒。宴会上相瓦敬酒表示友好,活跃气氛,但忌喝酒过量

(9)宽衣。在正式宴会厅内,不能当众解扣脱衣

(10)餐具的使用。中餐一般都用筷子,西餐一般使用刀叉。刀叉的使用是右手持刀,左手持叉。

(11)告辞。告辞时要与主人打招呼,对主人的盛情款待表示十分满意和诚挚的感谢,然后握手告别。

秘书礼仪是一种综合素质的体现,远不是懂外语、会电脑、人漂亮就能够胜任礼仪工作的。它的文化内涵十分精深,并总是与时俱进。秘书人员必须不断学习,不断提高,才能游刃有余地做好礼仪工作,为社会的物质文明和精神文明建设发挥更大作用。

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