随便把文件 摊开在桌上就离开座位的秘书,以及看到客人来时慌慌张张把文件收起来的秘书,都不是谨慎的秘书。
一个谨慎的秘书应当做到:
1、要离开座位之前,应把放在桌上的文件收拾好,或放在抽屉之后才离开。办公时,看到客人来找自己,要众容自如的把文件收起来,不过想要做好以上这种干净利落的动作,平常就要养成桌上东西好好整理起来的习惯。平常桌上只放工作需要的文件即可,要长时间离开座位或下班前,都要记得文件收到抽屉里。不要客人一来,只顾收文件而把其他的重要文件露了出来,做任何事都要沉着,不要慌乱。
2、必须能在一方面注意周围的动静,一方面也能安心的办事。如果只注意埋头做自己的事,对周围的动静一点都不关心,则往往客人已经站到自己面前,也还毫不察觉。
像这种等客人让在自己面前,开口问“对不起,请问这里是不是总务科?”的时候,才知有客人来,慌乱中,“啪”的一声把摊开的文件合起来,大家都会很不自然。所以一定要在客人还没有来到自己桌前时就感觉到,而能镇定地把文件先收起来。
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